■概要
取引先やチームにMicrosoft Excelのファイルを共有する際、都度PDFに変換してSlackに添付する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は地味に時間を要するうえ、共有漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGoogle DriveフォルダにMicrosoft Excelファイルをアップロードするだけで、PDFへの自動変換からSlackへの通知までを完結させることができ、ファイル共有業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとSlackを日常的に利用し、ファイル共有をもっと効率化したいと考えている方
- 見積書や請求書など、定型的なExcelファイルをPDF化して共有する機会が多い営業・経理担当の方
- 手作業によるファイルの変換ミスや、関係者への共有漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルをアップロードするだけでPDF変換から通知までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動でのファイル変換やSlackへの添付作業が不要になるため、変換ミスやファイル添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- Google Drive、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
- 分岐機能を使用し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excelのファイルである場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- Google Driveのオペレーションで、対象のファイルを一度Googleスプレッドシート形式に変換し、さらにPDF形式でダウンロードするよう設定します。
- Slackのオペレーションで「ファイルを送る」を選択し、前のステップで生成したPDFファイルを指定のチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、ワークフローを起動する条件をより細かく設定することが可能です。
- Slackのオペレーションでは、PDFファイルを通知するチャンネルやメッセージ本文、メンション先などを自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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