Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しSlackに通知する

■概要

取引先やチームにMicrosoft Excelのファイルを共有する際、都度PDFに変換してSlackに添付する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は地味に時間を要するうえ、共有漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGoogle DriveフォルダにMicrosoft Excelファイルをアップロードするだけで、PDFへの自動変換からSlackへの通知までを完結させることができ、ファイル共有業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSlackを日常的に利用し、ファイル共有をもっと効率化したいと考えている方
• 見積書や請求書など、定型的なExcelファイルをPDF化して共有する機会が多い営業・経理担当の方
• 手作業によるファイルの変換ミスや、関係者への共有漏れを未然に防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルをアップロードするだけでPDF変換から通知までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動でのファイル変換やSlackへの添付作業が不要になるため、変換ミスやファイル添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Google Drive、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定して監視対象のフォルダを指定します。
3. 分岐機能を使用し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excelのファイルである場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. Google Driveのオペレーションで、対象のファイルを一度Googleスプレッドシート形式に変換し、さらにPDF形式でダウンロードするよう設定します。
5. Slackのオペレーションで「ファイルを送る」を選択し、前のステップで生成したPDFファイルを指定のチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
• 分岐機能のオペレーションでは、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、ワークフローを起動する条件をより細かく設定することが可能です。
• Slackのオペレーションでは、PDFファイルを通知するチャンネルやメッセージ本文、メンション先などを自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。