Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しOutlookに通知する

■概要

Google DriveにアップロードされたMicrosoft Excelのファイルを、都度手作業でPDFに変換し、関係者にOutlookで共有していませんか。この一連の作業は定型的でありながら、ファイル数が多くなると手間がかかり、共有漏れなどのミスにも繋がりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルがアップロードされるだけで、PDFへの自動変換からOutlookでの通知までを実行し、ファイル共有に関する業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとOutlookを用いて、定期的にファイル共有業務を行っている方
• 手作業でのファイル形式の変換やメールでの通知に手間を感じている方
• 定型的なファイル共有業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、PDF変換からOutlookでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excelのファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
5. さらに、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、ファイル形式でPDFを指定します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを添付して関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名などをもとに処理対象とするファイルの条件を任意で設定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際は、ファイルタイプをPDFに指定してください。
• Outlookでメールを送るアクションでは、通知したい宛先や件名、メッセージ内容を任意でカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。