Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、PDFに自動変換しOneDriveに格納する

■概要

Google DriveとOneDriveを併用する中で、ExcelファイルをPDFに変換して格納する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、PDFへの自動変換からOneDriveへの格納までを実行し、ファイル管理業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとOneDrive間で、手作業によるファイル変換や移動を行っている方
• Excelファイルを共有・保管するたびに、PDFへ変換する手間を省きたいと考えている方
• ファイル管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのアップロードを起点にPDF変換からOneDriveへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になることで、変換忘れや保存先の間違いといったミスを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがMicrosoft Excel形式の場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
5. Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで、変換したファイルをPDF形式でダウンロードするように設定します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい監視対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐条件では、ファイル名に「.xlsx」が含まれる場合など、処理対象としたいファイルの条件を具体的に設定します。
• Google Driveでのファイル変換やダウンロードの各アクションでは、先行するアクションで取得したファイルIDなどを動的に設定し、ファイルタイプの指定では「PDF」を選択してください。
• OneDriveにファイルをアップロードする際は、格納先のドライブIDやフォルダのアイテムID、任意のファイル名などを指定してください。

■注意事項

• Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。