■概要
Outlookで受信したメールに添付された画像の内容を、一つひとつ手作業で確認し、テキスト化していませんか？
この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された画像のテキストを自動で抽出し、Googleドキュメントに追記します。
面倒な手作業を自動化し、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する画像の内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- 画像からの文字起こしのような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- OCR機能を活用した業務効率化の方法を模索している、DX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からテキスト抽出、Googleドキュメントへの追記までが自動化されるため、手作業による転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で起こりがちな転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、どのメールフォルダを監視対象とするか、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、文字数に応じたアクションや抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る言語などを任意で設定できます。
- Googleドキュメントのアクション設定では、テキストを追記する対象のドキュメントIDや、追加するテキストの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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