Trelloのカードが期限前日になったらOutlookで通知する
Trelloのカードが期限前日になったらOutlookで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Trello
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Trelloで多くのタスクを管理していると、カードの期限を見落としてしまい、対応が遅れてしまうことはありませんか。
このワークフローは、毎日定時にTrelloのカードを確認し、期限が前日になったものを自動で検知してOutlookで通知します。
これにより、タスクの対応漏れを防ぎ、重要な業務を確実に遂行できるでしょう。
このワークフローは、毎日定時にTrelloのカードを確認し、期限が前日になったものを自動で検知してOutlookで通知します。
これにより、タスクの対応漏れを防ぎ、重要な業務を確実に遂行できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloで管理するタスクが多く、期限の見落としを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- チームメンバーへのリマインドを手動で行っており、その手間を削減したいチームリーダーの方
- 主要な連絡ツールであるOutlookに、タスクの通知を集約して管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でTrelloのカードを確認し通知するため、手動での確認作業がなくなり、タスクの見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- これまで手作業で行っていた期限確認やリマインド業務の時間を削減し、より重要なコア業務に集中することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎日決まった時間にフローが起動するよう設定します。
- オペレーションでTrelloの「特定のリストのカード一覧を取得」アクションを設定し、監視したいリストを指定します。
- 次に「処理を繰り返す」アクションを設定し、取得したカード情報を1件ずつ処理する流れを作ります。
- 繰り返し処理の中で、Trelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、カードの期限日などの詳細を取得します。
- 「分岐機能」を利用し、取得した期限日が翌日である場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、条件に合致した場合、Outlookの「メールを送る」アクションで担当者に通知メールが送信されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloの「特定のリストのカード一覧を取得」アクションでは、通知の対象としたいボードのIDやリストのIDを任意で設定してください。
- 「処理を繰り返す」アクションでは、前のオペレーションで取得した値を繰り返し処理の対象として設定できます。
- 分岐条件の設定では、カードの期限日がいつまで近付いたら通知を実行するか、条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookからのメール通知では、宛先や件名、本文を任意で設定でき、Trelloから取得したカード名などの情報を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- TrelloとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
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