■概要
Notionで発注情報を管理しているものの、そこから発注書を作成してファイルストレージに格納する作業は手作業で行っていませんか。このワークフローは、Notionのデータベースに新しいページが作成されると、その情報を基にGoogle スプレッドシートの雛形から発注書を自動で作成し、Dropboxの指定フォルダへ格納します。発注書作成から保管までの一連の業務を自動化し、手作業による手間や転記ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している情報をもとに、手作業で発注書を作成している方
- 発注書の作成からDropboxへの格納までの一連の作業を自動化したい方
- 手作業による情報の転記ミスや、書類の格納漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで発注書が自動生成されるため、これまで手作業での作成や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 情報を手で写す際に起こりがちな入力間違いや、作成した書類の格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成か更新かに応じて後続の処理を実行するようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートの雛形とNotionから取得した情報をもとに発注書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された発注書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、発注情報を管理している任意のデータベースIDを指定してください。
- 書類を発行する機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として指定し、Notionから取得した取引先名や金額などの情報を変数として設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定可能です。また、ファイル名に取引先名や日付といった前段階で取得した情報を変数を設定することもできます。
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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