Jotformで送信された会議情報をもとに、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を予約する

■概要

Jotformで受け付けた会議や面談の予約情報を、手作業でMicrosoft Teamsのカレンダーに登録していませんか？この転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスによるダブルブッキングなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると、その情報を基にMicrosoft Teamsのカレンダーへ自動で予定が作成され、面倒な手作業から解放され、スムーズな日程調整を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受けた会議予約をMicrosoft Teamsへ手入力している方
• 日程調整の連絡や転記作業でのミスを減らし、業務を効率化したい方
• 複数のツールを連携させて、ルーティンワークを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信を起点に予定が自動作成されるため、手作業でのカレンダー登録に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、日時の入力間違いや参加者の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで受信したフォームの回答内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、取得した回答情報をもとに予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、Webhookイベントを受信する対象のフォームを設定してください。
• Jotformの回答取得オペレーションでは、情報を取得したいフォームのIDを任意で指定します。
• Microsoft Teamsで予定を作成する際、ユーザーID、件名、開始・終了日時、タイムゾーンなどを、Jotformから取得した情報をもとに任意で設定してください。

■注意事項

• Jotform、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• JotformのWebhook設定と最新回答取得方法については以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581