■概要
Outlookで特定のメールを受信した際、都度Trelloを開いて該当カードを探し、アーカイブする作業は手間がかかりませんか？この手作業は他の業務を中断させるだけでなく、対応漏れや更新忘れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、関連するTrelloカードの検索からアーカイブまでを自動で完結させることが可能です。面倒なタスク処理から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させたいと考えている方
- 手作業でのTrelloカードの更新に手間を感じており、自動化したいチームリーダーの方
- メールの確認漏れやTrelloへの反映忘れによるヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信後に発生するTrelloの操作が自動化されるため、手作業の時間を削減し、迅速なタスク処理を実現します。
- 手動でのカード検索やアーカイブ作業がなくなることで、カードの更新漏れや誤った操作といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文からカードの検索に必要な情報を抽出します。
- オペレーションでTrelloの「カードを検索（件名部分一致）」アクションを設定し、抽出した情報をもとに該当カードを検索します。
- オペレーションでTrelloの「カードをアーカイブ」アクションを設定し、見つかったカードをアーカイブします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなるメールの件名キーワードを自由に設定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、具体的な指示（プロンプト）をカスタムすることで、Trelloのカード検索に必要な情報を的確に抽出できます。
- Trelloのカード検索オペレーションでは、AI機能で抽出したデータをもとに検索対象となるカードの件名を任意で設定してください。
■注意事項
- Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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