■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイルについて、一つひとつ開いて内容を確認し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による確認や転記は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにPDF内のテキストを自動で読み取り、その内容をGoogle Chatに通知できるため、一連の定型業務を正確かつ効率的に処理します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームでPDFを受け取り、内容の確認や転記を手作業で行っているご担当者の方
- 受け取ったPDFの内容を、Google Chatを利用して迅速に関係者へ共有したいと考えている方
- 定型的な書類確認と通知業務を自動化し、ヒューマンエラーの防止や効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からPDFの内容読み取り、通知までが自動化され、手作業に要していた時間を短縮できます。
- 手作業によるPDF内容の転記ミスや、Google Chatへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」を設定し、抽出したテキスト情報を含んだメッセージを特定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取りたい書類の種類（請求書、名刺など）や、テキストを抽出する範囲などを任意で設定できます。
- Google Chatに送信するメッセージは、通知先のスペースを自由に設定できるほか、固定のテキストとOCR機能で取得したデータを組み合わせた内容にカスタムできます
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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