■概要
Gmailで受信した特定のお客様からのお問い合わせや、システムからの通知メールなどを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに更新でき、転記作業の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailからの問い合わせ内容などをGoogle スプレッドシートで管理している方
- メールの内容を手動で転記する作業に時間がかかり、負担に感じている方
- 定型業務の自動化を進め、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに自動で処理が実行されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータを更新するため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メール本文から必要な情報を取り出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータで該当のシートを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、メールを検知する特定のキーワードを任意で設定できます。
また、Gmailの代わりにOutlookなど他のメールアプリをトリガーに設定することも可能です。 - AI機能でメール本文から抽出するデータ項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ内容など）は、ご自身の業務に合わせて自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートのアクションは「レコードを更新する」以外に「行を追加する」などに変更できます。
また、Airtableやkintoneなど他のデータベースアプリに連携先を変更することも可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
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