Google スプレッドシートに情報が追加されたら、Microsoft Excelのレコードを更新する

■概要

Google スプレッドシートとMicrosoft Excelの両方で情報を管理している場合、手作業でのデータ転記や更新に手間がかかり、情報の整合性を保つのも一苦労ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その内容を元にMicrosoft Excelの特定のレコードを自動で更新できるため、こうしたデータ管理の課題を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelで二重のデータ管理に課題を感じている方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや更新漏れをなくしたいと考えている業務担当者の方
• 複数ツール間のデータ連携を自動化し、業務全体の効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されると自動でMicrosoft Excelが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新する内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
• Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションでは、更新するセルに対して、前工程で取得した動的な値をマッピングするだけでなく、固定のテキストや数値を入力することも可能です。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。