Microsoft Teamsの投稿から抽出したデータをもとにChatGPTで承認・対応依頼メールを作成して自動送信する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿を都度確認し、手作業で承認・対応依頼メールを作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけに投稿内容から必要な情報を抽出し、ChatGPTが自動で承認・対応依頼メールを作成して送信します。手作業による確認やメール作成の手間を省き、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの特定投稿を確認し、手作業で対応依頼メールを作成している方
• 承認依頼などの定型的なメール作成業務にかかる時間を短縮したいと考えている方
• ChatGPTを活用して、社内コミュニケーション業務の自動化や効率化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsの投稿からメール作成、担当者への送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや確認漏れを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減することで、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャネルに新しいメッセージが投稿されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでYoomのAI機能を設定し、Microsoft Teamsの投稿内容から必要なデータ（依頼者や依頼内容など）を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでChatGPTを設定し、抽出したデータをもとに承認・対応依頼メールの文章を生成します。
5. 最後に、オペレーションで担当者への対応依頼を設定し、生成されたメールを指定の担当者へ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、特定のキーワードを含む投稿のみを対象にするなど、投稿のフィルタリング条件を任意で設定できます。また、投稿から抽出する情報も業務に合わせてカスタマイズ可能です。
• ChatGPTに指示を出すプロンプトは、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズが可能です。メールの件名や本文、含めるべき項目などを指定することで、より最適な文章を生成できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）　詳しくは下記をご参照ください。
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。