■概要
Google スプレッドシートで管理しているデータを別のシートに手作業で転記し、関係者にメールで通知する作業は手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、特定のGoogle スプレッドシートが更新されると自動で別のシートのレコードを更新し、Gmailで関係者に通知できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のGoogle スプレッドシート間で、データを手作業で同期している方
- Google スプレッドシートの更新内容を、都度手動でメール報告している方
- データ転記や通知の漏れといったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のシートが更新されると自動で別シートのデータが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションで、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、更新先のシートと更新内容を指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、更新があった旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新したいデータが含まれるスプレッドシートを自由に選択でき、更新項目には固定値を入力したり、トリガーで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
- Gmailでの通知設定では、通知先メールアドレスを任意で設定できます。また、メールの件名や本文は固定のテキストだけでなく、トリガーで取得した更新内容などの情報を動的に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleスプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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