Google スプレッドシートが更新されたら、特定のGoogle スプレッドシートを自動で更新しGmailに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

複数のGoogle スプレッドシートで情報を管理していると、片方の情報を更新した際に、関連する別のシートへも手作業で転記する手間が発生しがちです。また、こうした手作業は更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のGoogle スプレッドシートの行情報が更新されると、その内容を元に別のGoogle スプレッドシートを自動で更新し、担当者へGmailで通知することが可能になり、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

複数のGoogle スプレッドシートで情報を管理し、手作業での更新に手間を感じている方
Google スプレッドシートの更新内容を関係者に迅速かつ自動で共有したいと考えている方
手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防止し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートの更新をきっかけに、別のシートへの転記が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、更新したい別のシートの情報を指定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、更新内容を記載したメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとオペレーションで設定するGoogle スプレッドシートのアクションでは、それぞれ対象となる任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名を任意の内容で設定してください。
Gmailの本文には、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートの更新内容などを組み込み、通知内容を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

Googleスプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。