■概要
OneDriveで書類を管理する際、WordファイルをPDFに変換して別のフォルダへ保存し直す作業に手間を感じていませんか。この手作業は単純ですが、件数が多いと時間がかかり、保存場所を間違えるといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダでWordファイルが更新されると、自動でPDFに変換して指定のフォルダに格納できるため、手作業による手間やミスを解消し、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上で、WordからPDFへのファイル変換と移動を手作業で行っている方
- チームで共有するファイルの形式を統一し、管理を効率化したいと考えている方
- 手作業によるミスを減らし、書類管理業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Wordファイルの更新をトリガーに、PDF変換から指定フォルダへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐機能を設定し、Wordファイルのみを処理対象とするなど、実行条件を指定します。
- 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。
- その後、AI昨日の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐オペレーションでは、特定のファイル形式のみを対象とするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください。
- AIによるブラウザ操作のオペレーションでは、PDF変換に使用するWebサイトのURLなど、自動操作の対象を任意で設定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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