OneDriveに格納されたWordをPDFに変換して、別のフォルダに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

OneDrive

を自動連携できます。

■概要

OneDriveに保存したWordファイルを、手動でPDFに変換して別のフォルダに移動する作業は、単純ですが手間がかかり、ミスも発生しがちではないでしょうか。特に、契約書や請求書など、フォーマットが決まっている書類を扱う場合に負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにWordファイルが格納されるだけで、自動でPDFに変換し、指定のフォルダへ格納までの一連の流れを完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

OneDrive上でWordからPDFへのファイル変換を手作業で行っている方
定型的な書類作成プロセスを自動化し、人的ミスをなくしたいと考えている方
ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

指定したOneDriveフォルダへのWordファイル格納をトリガーに、PDF変換から別フォルダへの保存までを自動化し、作業時間を短縮します。
手作業によるファイルの変換忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定のファイル形式（例：docx）の場合のみ後続の処理が進むようにします。
続けて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで取得したWordファイルをダウンロードします。
RPA機能の「ブラウザを操作する」で、ダウンロードしたWordファイルをPDFに変換する操作を記録します。
最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OneDriveのトリガー設定では、Wordファイルが格納される監視対象のフォルダを、任意のドライブIDおよびフォルダIDで指定してください。
最後のOneDriveへのファイルアップロード設定では、変換後のPDFファイルを格納したいフォルダを、任意のドライブIDおよびフォルダIDで指定してください。

■注意事項

OneDriveとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。