Googleフォームで受け取ったWordをPDFに変換して、Boxに格納する

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■概要

Googleフォームで受け取ったWordファイルを都度PDFに変換し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。特に複数の担当者からファイルが送られてくる場合、手作業ではファイルの形式統一や格納漏れなどの懸念も生じます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、WordファイルのPDF変換からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

GoogleフォームでWord形式のファイルを受け取り、手作業でPDF変換とBoxへの格納を行っている担当者の方
書類提出や申請業務などで、ファイル形式の統一と確実な保管プロセスを効率化したいと考えている方
日々の繰り返し作業を自動化し、より創造的な業務へ時間を活用したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへのファイル添付からBoxへの格納までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納忘れ、格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたWordファイルを取得します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルをPDF形式に変換するよう、任意のオンライン変換サービスやローカルアプリケーションの操作を記録・設定します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
RPA機能の設定では、WordファイルをPDFに変換するために使用する特定のウェブサイトのURLや操作手順を指定できる他、Google Driveからダウンロードしたファイル情報を変数として利用することが可能です。
Boxへのファイルアップロード設定では、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691