■概要
特定の件名のメールを受信するたびに、報告書やタスク管理表の原本となるGoogle スプレッドシートを手動でコピーしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れやコピーミスが許されず手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでGoogle スプレッドシートのコピーが自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの報告などを元に、Google スプレッドシートの原本をコピーして利用している方
- 定期的に発生する業務のために、都度Google スプレッドシートを手作業で複製している方
- 手作業でのシートコピーによる、対応漏れやコピーミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけにシートのコピーが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー作業がなくなることで、シートの複製漏れや誤ったファイルをコピーするなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、トリガーで受信したメールの件名や本文の内容に応じて、処理を実行する条件を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、コピー元のスプレッドシートとシート（タブ）、およびコピー先のスプレッドシートをそれぞれ任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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