■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Microsoft Teamsの特定のチャネルに手作業で転送するのは手間がかかり、時には転送漏れも発生するのではないでしょうか。
特に情報共有のスピードが求められる中で、このような手作業は業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージとして送信でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
- メールの手動転送による時間ロスや情報伝達の遅延を課題に感じているビジネスパーソン
- 定型的な転送作業から解放され、より重要な業務に集中したいチームのメンバー
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメール内容が自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業による転送時間を削減し、迅速な情報共有を実現します。
- メール内容の転記ミスや、重要なメールの転送漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定で、指定したアカウントのメール受信を検知します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
ここで、Outlookから受信したメールの件名や本文などの情報を、指定したMicrosoft Teamsの指定チャネルに自動で投稿するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するOutlookアカウントは、個人のメールアドレスだけでなく、共有メールアドレスなども設定可能です。
また、特定の条件（件名に特定のキーワードが含まれる、特定の差出人からなど）で絞り込むことで、必要なメールのみを転送対象とすることができます。 - Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルやダイレクトメッセージに変更することができます。
また、Slackなど他のチャットツールへの通知に変更することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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