■概要
Gmailで受信した重要なメールを、チームに共有するためにChatworkへ手動で転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でChatworkに通知できます。手作業による連絡の手間をなくし、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールの内容を、Chatworkでチーム共有している方
- 手作業による情報伝達に手間を感じており、連絡の漏れや遅延を防ぎたい方
- SaaS間の情報連携を自動化し、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにChatworkへ自動でメッセージが送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、コピー＆ペーストのミスや重要な連絡の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、Gmailで受信した内容を任意のルームに送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知のきっかけとなるキーワードを、特定の顧客名や「問い合わせ」など任意の内容に設定できます。
- トリガーとなるメールアプリはGmailだけでなく、Outlookなど他のメールアプリに変更することも可能です。
- 通知先のアプリはChatworkだけでなく、SlackやMicrosoft Teamsなど、普段お使いのコミュニケーションツールに任意で変更できます。
■注意事項
- Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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