■概要
Microsoft SharePointで管理しているフォルダが更新されるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートの情報を更新するのは手間がかかり、時には更新漏れや入力ミスも発生しがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのフォルダ更新をトリガーとして、Google スプレッドシートのレコードを自動で更新することが可能になり、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手動でのデータ連携に手間を感じている方
- ファイルやフォルダの更新状況を、Google スプレッドシートで管理し、入力作業の負担を軽減したい方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointのフォルダ更新時に、Google スプレッドシートへ自動で情報が反映されるため、手作業による更新時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記に伴う入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomとMicrosoft SharePoint、そしてGoogle スプレッドシートとの連携認証を行います。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダ内での変更を検知します。
- 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐できるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定します。ここで、分岐条件に基づき、該当するスプレッドシートのレコードを自動で更新するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローを起動する間隔の調整や、対象とするサイトIDおよびフォルダIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
- 分岐機能の設定では、Microsoft SharePointから取得できるアウトプット情報（ファイル名、更新日時など）を利用して、レコード更新を行う具体的な条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、どの条件のレコードをどのように更新するか（例えば、特定の列にファイル更新日時を記録するなど）を、先行するステップのアウトプットを活用して詳細に設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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