■概要
Gmailでメールを受信した際、その都度内容を確認してGoogle スプレッドシートに転記し、グラフを手動で更新する作業は手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Gmailで条件に一致するメールを受信するだけで、内容の抽出からGoogle スプレッドシートへのデータ追加、そしてグラフの更新までを自動化できます。
データ管理にかかる業務負担の軽減が期待できそうです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールの情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している方
- メールの内容に基づいたGoogle スプレッドシートのグラフ更新作業を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ集計と報告業務を自動化し、コア業務へ時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信からGoogle スプレッドシートのグラフ更新までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、グラフの更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、常に正確な情報に基づいたグラフを維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。この際、受信トレイやキーワード、差出人などの条件を指定します。
- 次に、 AI機能「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文や件名から追加したい情報を抽出するためのルールを指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシート、特定のシートの新しい行に追加します。このデータ追加により、あらかじめ設定しておいたグラフが自動で更新されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、グラフ更新の対象としたいメールを特定するためのキーワード、送信元メールアドレス、件名などを任意で詳細に設定してください。
- 「テキストからデータを抽出する」では、抽出したいデータ（数値、日付、特定の文言など）のパターンや位置を指定するなどのカスタムが可能です。
- 「レコードを追加する」では、前段のオペレーションで抽出した値を変数として活用できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートのグラフの作成や範囲の設定は事前に行う必要があります。
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