Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートのグラフを更新する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Gmailに届くお問い合わせやアンケート結果などのメール内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するとAIが自動でデータを抽出し、Google スプレッドシートへレコードを追加するため、グラフなどをリアルタイムで自動更新することが可能になり、手作業でのデータ入力を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信した問い合わせ内容を手作業でGoogle スプレッドシートに入力している方
メールからのデータ転記作業を自動化し、入力漏れやミスの発生を防ぎたいチームリーダーの方
受信データをリアルタイムでグラフなどに反映させ、迅速な状況把握を実現したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailで特定メールを受信後、AIが自動でデータ抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、これまで手作業で行っていた転記時間を削減できます。
手作業でのデータ入力をなくすことで、コピー＆ペースト時の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、データを出力したい任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートのグラフの作成や範囲の設定は事前に行う必要があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。