Boxにファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートのピボットテーブルを更新する

■概要

Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でファイル内容を確認し、Google スプレッドシートのデータを更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に、定期的なレポート作成やデータ分析のためにピボットテーブルを利用している場合、元データの更新漏れは分析結果の信頼性にも関わってきます。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル内の情報をOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートに自動でレコードを追加できます。
これにより、ピボットテーブルの元データが常に最新の状態に保たれ、手作業による更新の手間やヒューマンエラーを減らし、業務効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle スプレッドシートを利用し、手作業でのデータ転記や集計に課題を感じている方
• ファイルアップロード後のデータ更新作業を自動化し、リアルタイムな情報把握を目指すチームリーダーの方
• 定型的なデータ入力業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ反映までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務にリソースを割くことができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Google スプレッドシートのデータの正確性を高め、ピボットテーブルによる分析の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでループ機能の「コマンドオペレーション」を設定し、抽出したデータを行単位などで処理できるようにします。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。これにより、ピボットテーブルのデータソースが更新されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションで、自動化の対象としたいBox内のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取るファイルの文字数に応じたアクションの選択、抽出したい項目（例：日付、金額、品番など）、使用するAIモデル、読み取る書類の言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
• ループ機能の「コマンドオペレーション」では、OCRで抽出したデータのうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定してください。例えば、複数項目を抽出した場合、それぞれの項目をGoogle スプレッドシートの異なる列に追加するなどの設定が可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを追加するGoogle スプレッドシートID、シート名、そしてOCRで抽出したどの値をどの列に追加するかといったレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 「OCRまたは音声を文字起こしする」AIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。