■概要
Google スプレッドシートで新しい行が追加されるたびに、手動でGoogle Apps Scriptを実行し、データを別のシートにコピー、さらにその内容を要約する作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に反復的なデータ処理業務では、ヒューマンエラーのリスクも伴い、他の重要な業務への集中を妨げる要因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Google Apps Scriptの実行から別シートへのコピー、AIによる要約までの一連のプロセスを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Apps Scriptを連携させた作業を頻繁に行う方
- 手作業でのデータコピーや要約業務に多くの時間を費やしている方
- 定型的なデータ処理業務の自動化により、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加だけで、スクリプト実行、コピー、要約、更新までが自動処理され、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、スクリプト実行漏れ、要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- オペレーションではじめに、Google Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションを設定し、実行したいスクリプトと必要なパラメータを指定します。これにより、データが別のシートにコピーされる想定です。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、コピーされた先のシートから該当のレコード情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したレコードの特定の情報を基に要約を実行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成された要約を任意のシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびオペレーションのGoogle スプレッドシート設定では、処理対象としたいスプレッドシート名やシート名を任意で指定してください。
- Google Apps Scriptの「スクリプトを実行」オペレーションでは、実行するスクリプトのURLや関数、パラメータなどを環境に合わせて設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを取得する」オペレーションでは、どのシートのどの行（または列）の情報を取得するかを、前段階の情報を変数として利用したり固定値で指定したりして設定できます。
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、どの情報を基にどのような観点で要約を行うか、文字数や形式などを細かく設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」オペレーションでは、更新対象のスプレッドシートやシート、そしてどのセルにどの情報（例えばAIによる要約結果など）を書き込むかを、変数や固定値を用いて柔軟にマッピング設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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