■概要
Microsoft Teamsのチャネルに投稿される情報から、手作業でメールアドレスを特定し、Microsoft Excelにリストアップしてメールを送信する業務は、時間と手間がかかるうえに、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、正規表現によるメールアドレス抽出、Microsoft Excelへの自動追加、そしてGmailからのメール送信までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿から定期的に情報を収集し、リスト化している担当者の方
- 手作業でのデータ入力やメール送信業務に多くの時間を費やしている方
- SaaS間の情報連携を自動化し、業務の正確性と効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記ミスやメールアドレスの抽出漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容からメールアドレスを抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したメールアドレスなどの情報を指定のファイルに追加します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Microsoft Excelに追加されたメールアドレス宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを受信する特定のチャネルを任意で設定できます。
- データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」では、メールアドレス以外にも抽出したい情報（例：氏名、会社名など）があれば、そのパターンに合わせて正規表現や抽出箇所を任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加オペレーションでは、出力先のファイル名やシート名を任意で指定でき、どの列にどの情報（例：抽出したメールアドレス、メッセージ本文、投稿日時など）を格納するかを柔軟にカスタムできます。固定値を設定することも可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、メールの宛先（To, CC, BCC）、件名、本文を自由に設定できます。件名や本文には、Microsoft Teamsの投稿内容やMicrosoft Excelから取得した情報を変数として組み込むことができ、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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