Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Asanaでタスクを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要な依頼や情報を手作業でAsanaのタスクに転記するのは手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をきっかけに、投稿内容を基にAsanaでタスクを自動作成できるため、作業効率の向上が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿を手動でAsanaのタスクへ転記している方
• Microsoft TeamsとAsanaを連携させ、情報共有とタスク管理を効率化したい方
• コミュニケーションツールからのタスク作成漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、タスク化の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとAsanaをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを選択し、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容からタスクに必要な情報を抽出するように設定します。
4. 最後に、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を利用してAsanaにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」では、どのような情報を抽出するか（例：タスクの件名、期限、担当者名など）をプロンプトに柔軟に設定することが可能です。
• 「タスクを追加」では、タスクを作成するプロジェクトやセクションの指定はもちろん、タスクの名称、詳細、担当者、期日といった各項目に、前段のオペレーションで抽出したデータ（変数）を割り当てて動的に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。