■概要
Zoom会議の録画データから手作業で文字起こしを行って議事録を作成し、その後OneDriveへ保存する、といった一連の作業に多くの時間を費やしていませんか。
このワークフローを活用すれば、Zoomでの会議終了をトリガーに、録画データの取得、文字起こしを行います。
さらに、そのままAIによる要約と翻訳、そしてGoogle ドキュメントでの議事録PDF作成からOneDriveへの自動保存までをシームレスに実行するため、手動作業の削減とスタッフの負担軽減が期待できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成に多くの時間を要している方
- 会議の録画データから文字起こし、要約、翻訳の手動作業に非効率を感じている方
- 作成した議事録をOneDriveへ手動でアップロードしている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画処理から議事録作成、保存までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 文字起こしや翻訳、ファイル保存といった定型的な作業を自動化することで、手作業による入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle ドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了した会議の録画情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで、録画ファイルをYoom内にダウンロードします。
- OCR機能「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、AI機能「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定の形式で要約します。
- その後、AI機能「翻訳する」を設定し、特定のテキストを任意の言語に翻訳します。
- Google ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、事前に用意したテンプレートに翻訳結果などの情報を差し込み、PDF形式で議事録を発行します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された議事録PDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」や「翻訳する」では、プロンプトに前段のステップ（例：文字起こしされたテキスト）で取得した内容を変数として埋め込むことで、動的な指示に基づいたテキスト生成が可能です。
- Google ドキュメントの「書類を発行する」を利用する際には、あらかじめ議事録の雛形となるドキュメントを作成しておく必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、ファイル名や保存先フォルダパスに、前段のステップで取得した値を変数として設定することで、整理されたファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Zoom、Google ドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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