■概要
Google スプレッドシートの情報をもとに、Google Driveのファイルやフォルダの説明を毎回手動で更新するのは手間がかかり、更新漏れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されると、関連するGoogle Driveのファイルやフォルダの説明が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、情報管理の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Driveで情報管理を行っている担当者の方
- ファイルやフォルダの説明を手動で更新しており、手間やミスを減らしたい方
- 情報の一貫性を保ち、チーム内での共有をスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新に連動してGoogle Driveのファイル・フォルダ説明が自動更新されるため、手作業による更新時間を削減できます。
- 手動更新に伴う入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダの説明を更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報に基づいて説明を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象とするスプレッドシート、シート名、監視する行の範囲、そして更新を検知したい特定の列を任意で設定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、説明を更新したい対象のファイルIDまたはフォルダIDを指定し、説明文の内容をGoogle スプレッドシートのトリガーから取得した情報（アウトプット）などを活用して任意に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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