■概要
Google スプレッドシートに新しい顧客データが追加されるたびに、手作業でMicrosoft Excelにも転記していませんか？こうした繰り返しの作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいものです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をきっかけに、Microsoft Excelへの自動追加が実現でき、データ管理の二度手間や入力ミスといった課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間で顧客データを手作業で管理している方
- データ入力や転記作業の時間を削減し、他の重要な業務に集中したいと考えている方
- 手作業によるデータの不整合や入力漏れを防ぎたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにデータが追加されると、自動でMicrosoft Excelにも追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視したいスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加された行のデータが特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したファイルとシートに、Google スプレッドシートから取得した情報を自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のスプレッドシートおよびシートを指定してください。
- 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した情報（例えば特定の列の値など）を基に、Microsoft Excelへ追加する条件を自由に設定できます。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、データを追加したい任意のファイルとシートを指定し、Google スプレッドシートのどの列の情報をMicrosoft Excelのどの列に対応させるか、または固定値を入力するかなどを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Googleスプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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