Google スプレッドシートに顧客データが追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加してメールを送信する

■概要

Google スプレッドシートに新しい顧客データを入力した後、Microsoft Excelにも同じ情報を手作業で転記し、さらにメールで関係者に通知する、といった作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、Microsoft Excelへの自動追加とメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelで顧客情報を二重管理しており、転記作業に手間を感じている方
• 手作業によるデータ入力で、入力ミスや情報更新の漏れを防ぎたいと考えている営業担当者や事務担当の方
• 顧客データ連携と通知の自動化によって、よりコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加だけで、Microsoft Excelへのデータ同期とメール通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogle スプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。Google スプレッドシートから取得した情報を基に、Microsoft Excelの対応するファイルに行を自動で追加します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定します。Microsoft Excelへのレコード追加が完了したことを、指定した宛先にメールで自動通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローが起動する間隔のほか、対象となるスプレッドシートIDや読み取り対象のシート範囲を任意で設定してください。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、どの列にどの情報を追加するかを、Google スプレッドシートから取得した情報（アウトプット）を活用して、柔軟に設定することが可能です。
• メール送信のオペレーションでは、メールの件名や本文の内容を固定値で設定したり、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelから取得した情報を活用して動的にカスタマイズしたりすることができます。

■注意事項

• Googleスプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。