Microsoft Teamsに特定条件の会議情報が投稿されたら、ChatGPTで要約して通知する

■概要

Microsoft Teamsに日々投稿される会議情報の中から、重要なものを見逃さず、迅速に内容を把握するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に多くのチャネルやメッセージがある場合、手作業での確認や要約は時間もかかり、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定の条件を満たす会議情報が投稿された際に、ChatGPTが自動で要約し、指定したチャネルに通知するため、このような情報収集と共有の手間を軽減し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの会議情報の確認や共有に手間を感じている方
• ChatGPTを活用し、会議内容の要約作業を効率化したいと考えている方
• 重要な会議情報の見逃しを防ぎ、迅速な情報共有を実現したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsに投稿された会議情報をChatGPTが自動で要約し通知するため、手作業での確認や要約作業にかかる時間を短縮できます。
• 自動処理により、会議情報の見逃しや要約内容のブレ、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この際、特定のチャネルを指定することが可能です。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージ内容に「会議」や「議事録」といった特定のキーワードが含まれる場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容を元に会議の要約を作成するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャネルや個人に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定で監視対象のチャネルを指定したり、分岐機能の条件を「会議の議題を含むメッセージのみ」のように具体的に設定することで、より絞り込んだ情報のみを自動要約の対象とすることが可能です。
• ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、要約を依頼する際の指示（プロンプト）を自由に設定できます。例えば、「会議の主要な決定事項とアクションアイテムを抽出して」といった具体的な指示や、前段のMicrosoft Teamsから取得した投稿日時などの情報を変数としてプロンプトに埋め込むこともできます。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージは、送信先のチャネルや個人を自由に設定できるほか、固定のテキスト（例：「以下の会議情報が投稿されました」）を追加したり、ChatGPTが生成した要約内容や元のメッセージへのリンクを変数としてメッセージ本文に含めるなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

・Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。