■概要
Googleフォームで収集したアンケート結果を、特定の条件で絞り込んでからMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか。また、手作業によるデータ抽出や入力では、ミスが発生しやすく、正確な分析が難しくなることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信された際に、設定した条件に合致するデータのみを自動でMicrosoft Excelの指定したシートに追加するため、これらの課題をスムーズに解消し、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答データを手作業でMicrosoft Excelへ転記・集計している方
- アンケート結果から特定の条件に合う回答のみを効率的に抽出したいマーケティング担当者の方
- データ入力のミスを削減し、分析業務の精度向上を目指しているデータ分析担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、特定条件に合うデータが自動でMicrosoft Excelに追加されるため、手作業による転記やフィルタリングの時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの抽出漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、新しい回答があるたびにフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：特定の質問への回答が「はい」である、特定のスコア以上であるなど）を指定します。この条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、分岐条件を満たしたGoogleフォームの回答データを、指定したMicrosoft Excelのファイルおよびシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、ユーザーのニーズに合わせて柔軟に条件を設定することが可能です。例えば、アンケートの特定の回答項目が特定の値である場合や、複数の条件を組み合わせるなど、後続のMicrosoft Excelへのデータ追加処理に進むための基準を詳細に定義できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのワークブックのどのシートにデータを追加するかを指定できます。また、Googleフォームのどの回答項目をExcelのどの列に対応させるか、自由にマッピング設定が可能です。固定値を特定のセルに入力したり、フォームから取得したデータを動的な値としてヘッダーと結び付けて出力内容を調整することもできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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