Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Google Driveに格納する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
• 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
• チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
• 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
• 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
• Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。