Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発でも、重要なメッセージやファイルを後から参照したり、正式な記録として保管したりする際に手間を感じることはありませんか？
特に、手作業でメッセージをコピーし、PDF化してDropboxへ保存する作業は、時間もかかり、抜け漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、その内容をGoogleドキュメント経由でPDF化し、自動でDropboxに格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsのメッセージを手作業でPDF化し、Dropboxへ保存している方
• 重要な情報をMicrosoft TeamsとDropboxで管理しており、連携を効率化したい方
• 定型的な情報保存作業から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿からDropboxへのPDF保存までが自動化されるため、手作業による情報整理の時間を削減できます。
• 手動でのコピー＆ペーストやファイル変換作業が不要になり、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、そしてDropboxをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を元にPDFを生成します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視するチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形ドキュメントや発行されるPDFファイルとの連携、そしてメッセージ内容を挿入する際の置換文字列などを任意で設定してください。
• Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。