Microsoft Teamsに投稿された特定条件のメッセージをPDF化し、Dropboxに格納する

■概要

Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、後から参照するために手作業でPDF化しDropboxへ保存していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の保存漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された特定条件のメッセージを自動でPDF化し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの特定メッセージを手作業でPDF化し、Dropboxに保存している方
• Microsoft Teamsでのやり取りを基に、効率的な情報管理や共有を行いたい方
• Dropboxを活用したファイル整理やバックアップの自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsのメッセージをPDF化しDropboxへ手動で格納する手間を削減し、他の重要な業務に時間を活用できるようになります。
• 手作業によるPDF化やファイル保存の際の、保存漏れや誤操作といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したチャネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「分岐する」アクションで、特定の条件（例：メッセージに特定のキーワードが含まれる場合など）に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションで書類を発行する機能を設定し、Googleドキュメントをテンプレートとして使用し、「書類を発行する」アクションで、Microsoft Teamsのメッセージ内容を含んだPDFファイルを作成します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージの受信を検知する対象のチャネルを任意で指定できます。
• 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得したメッセージの内容や投稿者などの情報に基づいて、特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションに進む条件を自由に設定可能です。
• 書類を発行する機能では、PDF化する際のGoogleドキュメントのテンプレートを任意で選択し、メッセージ本文や送信者名など、前段階で取得した情報をドキュメント内の特定箇所に動的に挿入する設定ができます。
• Dropboxのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。