Microsoft Teamsに投稿された会議情報からデータを抽出し、Notionに追加する

■概要

Microsoft Teamsでの会議後、議事録や決定事項をNotionに手動で転記する作業は、時間もかかり、情報の抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。 特に、複数の会議が連続する場合、その手間は大きな負担となります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルに投稿された会議情報を自動で抽出しNotionへ追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの会議情報を手作業でNotionにまとめている方
• 会議内容の記録漏れや転記ミスを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
• 情報共有の効率化と業務の自動化に関心のあるすべてのビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにNotionへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた会議記録の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、会議情報の正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローの起動間隔のほかに、通知を受け取るチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• AI機能のデータ抽出設定では、抽出したい情報の種類に合わせて変換タイプを選択し、固定値や他のオペレーションで取得したアウトプット情報を使用して、抽出対象のテキストや抽出項目などを任意で設定してください。
• Notionのレコード追加設定では、情報を追加したいデータベースIDを指定し、AI機能で抽出したアウトプット情報などを使用して、各レコードに追加する値を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。