Microsoft Teamsに投稿された会議情報からデータを抽出し、Notionに追加してメールを送信する

■概要

Microsoft Teamsで共有された会議の議事録や決定事項を、都度Notionに転記し、関係者にメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による情報の転記ミスや共有漏れは、業務の非効率化を招くこともあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの会議情報投稿をきっかけに、内容の抽出、Notionへの自動追加、そして関係者へのメール通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの会議情報を手作業でNotionにまとめている担当者の方
• 会議後の情報共有を効率化し、メール通知の自動化も実現したいと考えている方
• Microsoft Teams、Notion、Gmailを日常的に利用し、連携による業務改善に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からNotionへの記録、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 会議情報の転記ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と共有の確実性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft Teams、Notion、GmailのアカウントをYoomと連携します。
2. 続いて、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のチャネルへの投稿をフロー起動のきっかけとします。
3. さらに、オペレーションでYoomのAI機能を活用し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、投稿されたメッセージから会議の議題や決定事項などの必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のNotionデータベースに自動で追加します。
5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、Notionに追加された会議情報を関係者へメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させる対象のチームIDやチャネルIDを任意に指定できるほか、フローの起動間隔も調整可能です。
• AI機能を用いたデータ抽出設定においては、抽出したい情報の種類に合わせて変換タイプを選択し、固定値や他のアクションで得られたアウトプット情報を活用して、抽出対象や抽出項目を細かく設定できます。
• Notionへのレコード追加設定では、連携先のデータベースIDを指定し、Microsoft Teamsから抽出したどの情報をNotionのどの項目に追加するかを、アウトプット情報を利用して柔軟にマッピングできます。
• Gmailでのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容などを、固定値だけでなくフロー内で取得したアウトプット情報を組み込みながら、状況に応じてカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。