Google Driveにファイルが追加されたら承認を依頼し、特定の承認内容をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Google Driveにアップロードされた契約書や請求書などのファイル確認を、チャットやメールで都度依頼していませんか。この手作業でのやり取りは、依頼漏れや確認遅れの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、自動で承認依頼を送信し、承認結果に応じてMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。一連の承認フローを自動化し、スムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveのファイル承認フローを手作業で行い、手間を感じている方
• 承認依頼や結果の連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎたいチームリーダーの方
• 申請・承認業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル追加から承認依頼、結果の通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 承認依頼の出し忘れや、関係者への結果共有漏れといった人為的なミスを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで担当者依頼機能を設定し、「担当者へ対応を依頼する」アクションで承認依頼を送信します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、前のステップの承認結果に応じて処理を分けます。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで承認結果を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガーでは、ファイルの追加をチェックする起動間隔を任意で設定可能です。
• 担当者への依頼機能では、依頼メッセージにファイル名などの情報を変数として含めたり、固定文を設定したりと柔軟なカスタマイズができます。
• 分岐機能では、「承認」された場合のみ通知するなど、特定の条件で後続のアクションを実行するように任意で設定できます。
• Microsoft Teamsへの通知では、特定のメンバーへのメンションやメッセージ内容を自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。