Google Driveにファイルが追加されたら承認を依頼し、特定の承認内容をMicrosoft Teamsに通知する
Google Driveにファイルが追加されたら承認を依頼し、特定の承認内容をMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveにアップロードされたファイルの確認や承認依頼、その後の関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、依頼忘れや通知漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル追加をきっかけに、承認依頼から特定の承認内容のMicrosoft Teamsへの通知までを自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでファイル管理を行っており、承認プロセスを効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへのリアルタイムな情報共有を徹底したい方
- 手作業による承認依頼や通知の抜け漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加から承認依頼、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による依頼忘れや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、承認プロセスの確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、承認依頼の詳細を定義します。
- 続いて、コマンドオペレーションの「分岐」を設定し、承認または否認といった結果に応じてその後の処理を分けられるようにします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認結果などを指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsで通知を送るアクションを設定する際に、通知先となる任意のチームID、チャネルIDを指定してください。
- 通知するメッセージ内容は、トリガーで取得したファイル情報や承認依頼の結果など、前のステップで得られた情報を用いて自由に設定が可能です。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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