Asanaでタスクが更新されたら、特定のデータを抽出してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Asanaでのタスク更新や変更が発生するたび、その情報を手作業で確認し、Microsoft Teamへ通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多数のプロジェクトやタスクを管理している場合、情報共有の遅れや漏れは業務の進行に影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが更新された際に、AIが必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Teamへ通知するプロセスを自動化でき、これらの課題解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Teamを利用し、タスク更新情報を手作業で連携している担当者の方
• タスクの変更内容から特定データのみを抽出し、迅速に関系者へ共有したいチームリーダーの方
• プロジェクト管理における情報伝達の効率化や、手作業によるミスを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが更新されると、関連情報が自動でMicrosoft Teamに通知されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報抽出や転記が不要になるため、入力ミスや伝達漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能の「分岐する｜作成・更新の判別」を設定し、タスクが新規作成された場合と更新された場合で処理を分岐させます。
4. そして、オペレーションでAIの「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Asanaタスクの情報から指定したデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含めて任意のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいプロジェクトを任意で選択し、特定のプロジェクトのタスク更新のみを検知するように設定してください。
• 分岐機能では、タスクが「作成された場合のみ」あるいは「更新された場合のみ」通知するなど、実際の運用に合わせた条件分岐を詳細に設定できます。
• AIによるテキスト抽出設定では、どのような条件（例：特定のキーワードを含む、正規表現に一致するなど）でデータを抽出するかを、文字数制限も含めて細かくカスタマイズすることが可能です。
• Microsoft Teamへのメッセージ送信設定では、通知先のチャネルを任意に指定できるだけでなく、送信するメッセージ本文も自由に編集でき、Asanaのタスク情報やAIが抽出した情報を変数として本文中に埋め込むことで、状況に応じた動的な通知内容を作成できます。

■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。