■概要
OneDriveで管理しているファイルが更新されるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートの関連データを更新するのは手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
特に複数のファイルやシートを扱っている場合、その負担は大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveでのファイル更新をトリガーに、Google スプレッドシートのデータを自動で更新できるため、業務負担の軽減が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ連携に課題を感じている方
- ファイル更新に伴う定型的なデータ入力作業の効率化を目指す方
- データの正確性を保ちつつ、更新作業の自動化に関心のある方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveのファイル更新とGoogle スプレッドシートのデータ更新が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや、更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象とするOneDrive内のフォルダを指定します。
- 次に、分岐機能を選択し、特定の条件（例：ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合など）に合致した場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、OneDriveから取得した情報や任意の固定値を基に、指定したシートの該当するレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるか、任意の条件で設定・追加することが可能です。
- 「レコードを更新する」では、更新対象のシートIDや行を指定するだけでなく、OneDriveのトリガーで取得したファイル名や更新日時といった値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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