OneDriveにファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsで通知する

■概要

OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でMicrosoft Teamsに通知するのは手間がかかり、時には見落としも発生するのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、Microsoft Teamsへ自動で通知できます。これにより、ファイル共有の確認と通知作業の効率化が期待でき、情報共有の遅延や漏れを防ぐのに役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとMicrosoft Teamsを連携させ、ファイル共有の通知を自動化したいと考えている方
• 手作業での通知による時間的なロスや、通知漏れなどのミスを減らしたいチームの担当者の方
• ファイルの更新情報をスムーズに関係者へ共有し、業務の迅速化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を削減できます。
• 手動での通知作業が不要になることで、通知忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がり、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かで後続の処理を分岐させます。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知メッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意に設定できます。また、通知するメッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名や更新日時などの情報を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。