フォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Chatworkに通知する

■概要

フォームからの情報をもとに見積書を作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業による入力ミスや通知漏れも気になるところですが、このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点として、freee請求書での見積書発行からChatworkへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームへの回答を確認後、見積書作成と通知業務に追われている営業担当者や事務担当の方
• freee請求書とChatworkを利用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方
• 見積書発行プロセスの迅速化とヒューマンエラー削減を目指す業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からfreee請求書での見積書作成、Chatwork通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• データの手入力や転記作業がなくなるため、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee請求書とChatworkをYoomと連携します。
2. トリガーとしてフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信されたことをきっかけにフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定してフォームの回答内容から取引先を検索します。
4. 続けて、freee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、検索した取引先情報とフォームの回答内容をもとに見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定して、作成された見積書の情報や関連メッセージを指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、見積書作成に必要な情報を収集するための項目を任意で設定することが可能です。
• freee請求書のアクションでは、フォームで取得した情報を変数として見積書の各項目にマッピングしたり、固定値を設定したりすることも可能です。
• Chatworkへの通知アクションでは、通知先のルームを任意に設定でき、メッセージ本文も固定テキストやフォームの回答内容を変数として組み込んでカスタムすることが可能です。

■注意事項

• freee請求書、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。