HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Asanaでタスクを自動で作成する

■概要

HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたび、Asanaへ手動でタスクを登録する作業は、時間もかかり、重要な情報を見落とす原因にもなりがちです。
特に、多くのコンタクトを管理している場合、その負担は無視できません。
このワークフローを利用することで、HubSpotでのコンタクト作成をトリガーに、Asanaへタスクを自動で作成し、業務の効率化と抜け漏れ防止を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Asanaでタスク管理を行っている営業担当者の方
• コンタクト作成後のフォローアップタスク作成を手作業で行い、非効率を感じている方
• チーム内のタスク割り当てや進捗管理の精度を向上させたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotにコンタクトが追加されると、自動でAsanaにタスクが作成されるため、手作業によるタスク作成の時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、タスクの作成漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定することで、HubSpot上でのコンタクト作成を検知します。
3. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定します。ここで、HubSpotから取得したコンタクト情報を基に、Asanaで作成するタスクの内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaの「タスクを追加」オペレーションでは、HubSpotから取得したコンタクト情報を活用して、タスク名、割り当てるプロジェクトID、セクションID、タスクの説明などを任意に設定できます。
• 例えば、タスク名に「【新規コンタクト】会社名 - 担当者名」のようにHubSpotの情報を動的に挿入したり、特定のプロジェクトや担当者に自動でタスクを割り振ることが可能です。

■注意事項

• HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。