■概要

Zoho Mailで受信した依頼や確認事項を、手作業でTodoistにタスク登録していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの登録漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとTodoistの連携をスムーズに実現し、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を解析、Todoistへ自動でタスクを作成するため、タスク管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受信した内容を、手作業でTodoistにタスク登録している方
• メールからのタスク登録漏れや、内容の転記ミスを防止したいと考えている方
• Zoho MailとTodoistの連携を通じて、日々のタスク管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailで特定のメールを受信するとタスクが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのデータ入力が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとTodoistをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」を選択し、トリガーで取得したメール情報からタスク名などの必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを選択し、AIが抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、通知を受け取りたいアカウントや、監視対象とするフォルダを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメールの件名や本文などを対象に、抽出したい項目（タスク名、期日、担当者など）を自由に設定できます。
• Todoistでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加するプロジェクトやタスクの内容などを、前段のオペレーションで取得した情報や固定値を組み合わせて任意に設定可能です。

■注意事項

• Zoho Mail、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。