■概要
oviceでのコミュニケーションの中で重要な情報が埋もれてしまい、タスク化が遅れたり対応漏れが発生したりすることはありませんか？特にパブリックチャットでのやり取りは多岐にわたり、手動での確認やAsanaへの転記作業は手間がかかることもあります。このワークフローを活用すれば、oviceで特定語句を含むパブリックチャットが送信された際に、自動でAsanaにタスクを追加でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- oviceのチャット内容をAsanaへ手動でタスク登録している担当者の方
- oviceでの議論や依頼をAsanaで確実にタスク管理し、見落としを防ぎたい方
- oviceとAsanaの連携により、情報共有とタスク実行の効率化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- oviceのパブリックチャットを常時監視し、該当メッセージをAsanaへ自動でタスクとして起票するため、手作業による確認や入力の時間を短縮できます。
- 手動でのタスク転記に伴う入力ミスや、重要なチャットの見落としといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、oviceとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでoviceを選択し、「Webhookを受信したら（パブリックチャット）」というアクションを設定し、oviceのパブリックチャットへの投稿をトリガーとします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したパブリックチャットの内容に特定の語句が含まれている場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、条件に合致したチャット情報に基づいてAsanaに新しいタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、Asanaにタスクを自動追加する条件となる、oviceのパブリックチャットに含まれる特定のキーワードやフレーズを任意で設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスク名、担当者、プロジェクト、期日、説明文などの各項目に対して、固定のテキストを設定したり、oviceのチャット内容から取得した情報を動的な値として割り当てたりすることが可能です。
■注意事項
- ovice、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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