■概要
Gmailで受信した重要なメールを、チームメンバーがいるoviceのワークスペースに毎回手作業で通知するのは手間がかかり、対応漏れも心配ではありませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、oviceのワークスペースへ自動で通知でき、これらの課題をスムーズに解消し、情報共有を迅速化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する顧客からの問い合わせやアラートメールをoviceで共有したい方
- チーム内での情報伝達の速度を上げ、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- oviceをチームのコミュニケーションハブとして、より有効活用したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの特定メール受信と同時にoviceへ通知が自動送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による通知忘れや内容の誤りを防ぎ、重要な情報を確実にチームへ共有できるため、ヒューマンエラーのリスクを抑えられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとoviceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。この際、通知の対象としたいメールのキーワード（例えば「重要」「至急」「お問い合わせ」など）を指定します。
- 最後に、オペレーションでoviceを選択し、「ワークスペースのメンバーに通知を送信」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの内容などを通知メッセージに含めるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知のきっかけとなるメールを特定するためのキーワードを、業務内容に合わせて任意で設定してください。例えば、特定の顧客名やプロジェクト名、エラーコードなどを指定できます。
- oviceへの通知設定では、通知先のワークスペースを選び、メッセージ内容を自由にカスタマイズできます。固定メッセージに加えて、受信メールの件名や本文の一部を含めることも可能です。
■注意事項
- Gmail、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
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