■概要
社員情報などの人事データをGoogleフォームで収集した後、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、Microsoft Excelの指定したファイルへ自動的にデータを追加できるため、これらの手間やミスを減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した社員情報をMicrosoft Excelで管理している人事担当者の方
- 手作業でのデータ入力や転記作業に多くの時間を費やしている方
- 入力ミスや漏れを防ぎ、データの正確性を向上させたいと考えている管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のファイル、シート、そしてGoogleフォームの回答項目とExcelの列を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、特定の列に常に同じ情報を入力するための固定値を設定したり、Googleフォームから取得した回答データを動的な値としてExcelの各ヘッダー（列項目）に紐付けたりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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