Boxに音声ファイルがアップロードされたら、AIで文字起こししてOutlookで通知する

■概要

会議の録音やインタビューなど、音声ファイルの文字起こしと関係者への情報共有は、手間と時間がかかる作業ではないでしょうか。特にファイルがBoxにアップロードされてから手動で文字起こしを行い、Outlookで通知する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Boxへの音声ファイルアップロードをトリガーとして、AIによる自動文字起こしとOutlookでの通知までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存した音声ファイルの文字起こしと通知作業を効率化したいと考えている方
• 会議やインタビューの議事録作成にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したい方
• 手作業による文字起こしの手間や、関係者への共有漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから文字起こし、Outlookでの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• 手作業による文字起こしの誤変換や、メールでの通知漏れ・遅延といったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携させます。
2. トリガーにBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた音声ファイルをYoom内に取得します。
4. 続いて、「音声データを文字起こしする」アクションを選択し、ダウンロードした音声ファイルの文字起こしを行います。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータを含めて指定した宛先にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、利用するAIモデルを複数の選択肢の中から選択できます。
• Outlookでのメール通知において、通知先のメールアドレスは任意に設定でき、メールの件名や本文も自由にカスタマイズが可能です。
• メール本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名や文字起こし結果といった動的な情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924