Zoomミーティングが終了したら、録画音声をAIで文字起こししてZoho Mailで通知する

‍■概要

Zoomミーティング後の議事録作成や内容の共有に、手間や時間を取られていないでしょうか。
録画ファイルをダウンロードし、手動で文字起こしを行い、メールを作成して共有する一連の作業は定型的でありながらも重要な業務のため、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、ZoomとZoho Mailの連携が自動化され、ミーティング終了をきっかけに録画音声の文字起こしからZoho Mailでの通知までを自動で実行できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議や商談が多く、議事録作成の時間を短縮したいと考えている方
• ミーティングの内容を関係者へスムーズに共有する仕組みを構築したいマネージャーの方
• 手作業によるZoomとZoho Mailの連携業務を効率化したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後のファイル操作や文字起こし、メール作成などの手作業が自動化され、本来注力すべきコア業務の時間を確保できます。
• 手作業で発生しがちなファイルの取り違えや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、対象のミーティング情報を取得します。
4. さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで、録画音声ファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションで「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルを指定します。
6. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、文字起こし結果を記載したメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDやホストのメールアドレスを指定することで、自動化の対象とする会議を絞り込むことが可能です。
• 音声文字起こし機能のオペレーションでは、前段のZoomアクションでダウンロードした音声ファイルを設定してください。
• Zoho Mailのメール送信アクションでは、宛先、件名、本文などを任意に設定できます。本文には、文字起こし結果や録画ファイルのダウンロードURLなど、前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由に組み込むことができます。

■注意事項

• Zoom、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。