Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、ChatGPTで要約して担当者に転送する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Zoho Mail

と

ChatGPT

を自動連携できます。

■概要

Zoho Mailに届く大量のメールの中から、重要なものを探し出して内容を把握する作業に時間を要していませんか。手作業での確認や転送は、対応の遅れや共有漏れにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定フォルダでメールを受信した際に、ChatGPTが自動で内容を要約し担当者へ転送します。メール対応における一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoho Mailを主要な連絡手段としており、メール対応業務の効率化を目指している方
ChatGPTを業務に取り入れ、日々の情報収集や共有を自動化したいと考えている方
チームで受信する問い合わせメールなどの一次対応を、自動化によって効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoho Mailに届いたメールの内容をChatGPTが自動で要約するため、長文メールを読む時間を短縮し、迅速な情報把握と対応が可能になります
システムが自動で検知と転送を行うため、重要なメールの見落としや担当者への共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Zoho MailとChatGPTをYoomと連携します
次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します
次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成（高度な設定）」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を要約するようプロンプトで指示します
最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約文を指定の担当者へ転送します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Zoho Mailのトリガー設定では、どのフォルダに届いたメールを自動化の対象とするかを任意で設定してください
ChatGPTに要約を依頼するプロンプトは自由に編集が可能です。「箇条書きで」「300字以内で」など、希望するアウトプット形式に合わせて調整できます
転送メールの宛先（To, CC, BCC）は自由に設定でき、本文にはChatGPTが生成した要約結果に加えて、「【要対応】」のような固定テキストを追記することも可能です

■注意事項

Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Zoho Mail

YoomではZoho Mailとノーコードで連携し、API経由でZoho Mailの操作を自動化することが可能です。例えば、Zoho Mailで受信したメールに対する返信文の下書きをAIで自動的に作成したり、Google SheetsやNotionの情報を使用して自動的にZoho Mailでメールを送信するといったことが可能です。