■概要
Zoomでの会議終了後、録画データの確認や議事録作成、さらには参加者へのアンケート依頼など、手作業で行うと多くの時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの作業を複数のツールを跨いで行う場合、情報の転記ミスや対応漏れが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、音声の文字起こし、AIによるアンケート作成、そしてGmailでの送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoom会議後の議事録作成やアンケート作成、共有に多くの時間を費やしている方
- 手作業による情報処理でのミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
- AIを活用して会議内容の要約やフィードバック収集を効率化したいビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後の録画ファイルのダウンロードから文字起こし、AIによるアンケート作成、Gmailでの送信までを自動化するため、作業時間を削減できます。
- 一連のプロセスが自動で実行されることで、手作業による対応漏れやメールの誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の維持に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内に保存します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした録画ファイルから音声データをテキスト化します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、文字起こしされた内容を元にアンケートなど任意のテキストを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキスト（アンケートなど）を指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、アンケートの質問項目や構成、会議の要約指示など、生成したいテキスト内容に応じたプロンプトを任意で設定することが可能です。また、文字起こししたテキストなど、前段階のオペレーションで取得した情報を変数としてプロンプト内に組み込むことで、動的なテキスト生成が実現できます。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、メールの件名や本文に、AI機能で生成したテキストやミーティング情報など、前段階で取得した情報を変数として活用できます。固定の挨拶文や署名などを設定することも可能であり、送信先のメールアドレスも任意で指定できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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