■概要
Zoomで新しいウェビナーを作成するたびに、関係者へメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に頻繁にウェビナーを開催する場合、手作業での通知は時間もかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されたことをトリガーに、Gmail経由で指定した宛先に自動で通知メールを送信でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでウェビナーを頻繁に開催し、都度Gmailで関係者に通知している方
- ウェビナー作成後の通知作業を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、確実な情報共有を実現したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのウェビナー作成後、Gmailによる通知が自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知作成や送信にかかる時間を削減できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、宛先の設定ミスや通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Zoomで新しいウェビナーが作成されるとフローが自動的に起動します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、ウェビナー作成の通知メールが指定した宛先に送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, CC, BCC）を任意で設定することが可能です。特定の担当者や関係部署のメーリングリストなどを指定できます。
- メールの件名や本文には、Zoomのトリガー（ウェビナーが作成されたら）から取得したウェビナーのトピック、開催日時、登録URLといった情報を変数として動的に挿入できます。また、固定の案内文と組み合わせて、詳細な通知メールを作成することも可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
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